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金蝶软件助力央企全球财务共享 布局“一带一路”

发布日期:2017/5/17   浏览次数:2119 次   文章来源:金蝶软件   作者:金蝶软件
金蝶软件助力央企全球财务共享 布局“一带一路”

作为中国国民经济的重要支柱,中央企业(以下简称“央企”)是国家“一带一路”战略的开路先锋,肩负着走出国门、海外创业的历史使命。在走出去过程中,由于跨国经营运作活动的大大增加以及不同沿线国家语言文化、会计准则、税收法规等都与中国存在巨大差异,因此,企业财务部门在为企业走出去提供坚强的服务保障和资金支持的同时,还需要不断进行财务创新,只有如此才能跟上“一带一路”的发展步伐。
 近几年来,金蝶软件(中国)有限公司(以下简称“金蝶”)在海外业务创新方面进行了诸多探索,与某大型央企海外板块开展了财务共享项目,目前已得到全球推广。该央企其旗下90多个项目公司分布在五大区35个国家,是所有央企中规模最大的海外业务公司,金蝶面向“一带一路”的财务创新,正是从这里开始的。
 由于旗下项目公司众多,该央企海外公司常常有大量的员工报销、对公报销等业务需要回总部进行统一处理。以前,需要委托回国休假人员把各种报销凭证从国外背回来,再人工粘贴、填写报销单,送到总部进行审批,这种方式不但非常麻烦,而且时间成本也很高,半年、一年报销一次费用成了家常便饭。另外,由于海外项目公司员工变动频繁,各项目公司考勤也不好统计,人头不准、工资制单不及时、拖延工资发放时有发生。
正是基于以上考虑,该央企财务部决定以费用共享为突破口,首先解决及时报销、工资按时发放等海外工作人员比较关心的问题,由于这些问题攸关员工切身利益,自然深得人心、易于推广。
 财务共享服务业务典型流程---手机费用报销示例
 除了传统模式下财务共享服务搭建所遇到的一些共性问题之外,在面向海外的财务共享项目中,常常有一些从未面对过的难题需要一一破解:
 一、海外网络状况如何?能支持手机移动报销吗?
 2017年4月中旬,金蝶项目组成员和该央企高层管理人员前往乍得进行了财务共享中心的实地调研,实地测试了营地的Wi-Fi网络和当地3G网络,总体感觉无论是手机还是PC提交、审批报销流程都基本可用,个别地方会出现延迟、断网的现象。
 二、手机拍照报销,原始凭证如何保留?
 为方便海外现场前线人员能及时进行费用报销,金蝶开发了手机端的费用报销APP,既可在上面提交报销,也可进行流程审批。原始单据通过手机拍照作为流程影像一并上传即可,财务共享中心可以根据影像进行审核、付款。
 在此过程中,还引申出来两个问题。第一,原始凭证何时交回共享中心?在实际操作中,往往有很多报销人员在将手机照片上传并且报销之后,就懒得再将原始凭证交回共享中心,造成共享中心原始凭证缺失。为避免这种情况发生,共享中心强制要求报销人在手机提交报销单后,需要及时将原始凭证提交至项目公司收单人进行收集并完成财务初审。第二,一部分报销是否可以先提交流程,再上交原始凭证?项目组建议对一些金额不大、报销标准明确的报销业务,可以根据个人信用情况适当简化流程,如图书费的报销,一年一次、金额很小,允许个人信用好的人先提交流程、再上交原始凭证,共享中心也可不经审批流程在预算控制下进行报销。一旦发现报销人不上交原始凭证,即降低信用等级作为处罚。这样可以适当提高报销效率、简化报销流程。
三、多语言、多会计准则、多币种怎么办?
目前金蝶ERP系统支持多语言、多会计准则,乍得使用的官方语言是法语和阿拉伯语等小语种,项目组本次提供的是英语版。多币种问题稍微有点复杂,一般设定系统时会以前一日的外汇牌价进行折算,外汇牌价需要系统自动维护。
 四、异构系统的接口怎么办?
 这里的异构系统接口主要是指和HRSCC系统的接口,由于财务系统和HR系统往往存在人数、金额的不一致,使得人不对、钱不对的情况屡屡发生,直接造成工资延时发

五 、海外银行接口问题如何解决?
因为一部分海外员工持有海外银行发行的外币卡,一部分合资公司的员工同样需要将报销款打到外币卡,开发海外银行接口就成了一项不可回避的工作,例如要开发中银香港、花旗银行等银联接口。一般可以用Swift接口标准开发,也可以定制开发银企直连接口。
六、共享中心与财务部关系如何界定?
 在具体实践中,有的共享中心隶属于财务部,有的共享中心独立于财务部,二者之间的工作关系界定就显得异常重要。由于财务共享中心服务于全公司员工,处理了原财务部大量人工性、事务性的工作,又与财务部原有的费用、资金、预算等工作有着无法割断的联系,双方的分工合作关系到共享中心的正常运营,所以往往要根据每个单位的具体情况作出具体划分。
 经过在非洲乍得的实地验证,目前该央企海外板块一个报销提单从提交申请到资金回到卡上,仅仅需要半个小时,极大地提高了报销效率。乍得项目的推广拉开了该企业全球推广的帷幕。未来项目组将逐步引入“资金共享”、“税务共享”等多共享中心的理念,多共享中心不仅将提高共享业务的覆盖面,同时也为共享中心人员分流创造了条件。 

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