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金蝶K3采购管理系统功能及操作流程介绍

发布日期:2016/9/13   浏览次数:1247 次   文章来源:金蝶   作者:金蝶
      当前众多企业,信息化水平较低,大部分业务还处在手工操作阶段,由于工作量大,又缺乏标准的流程和有效的辅助工具,因此差错率较高,很难实现业务的账实相符。因此,引入一套供应链信息管理系统是这些企业的势在必行之事,通过信息化手段,规范作业流程,提高处理的准确率和效率,信息及时传递,提供足够的决策信息,从而大大降低供应链运营成本。
      而供应链系统首先就要做好采购管理,金蝶K3采购管理系统是通过电子单据将采购申请、采购订货、仓库收料、采购退货、购货发票处理等功能综合运用的管理系统,对采购物流全过程以及采购过程中形成的应付账款处理,进行有效的控制和跟踪,完善企业物资供应信息管理。
      采购业务是每个企业都有的日常业务流程,包括赊购、现购等采购方式,这其中涉及到与供应商签订订单,采购原物料的入库、应付账款的确认等等。
大部分企业采购业务基本流程:
采购申请单—→采购合同—→采购订单—→收料通知单—→外购入库单—→采购发票—→费用发票—→采购入库核算—→财务处理凭证
      在启用金蝶K3采购管理系统前首先要进行采购初始化数据的录入,此时除了期初数量、金额以外,还包括一些初始化之前未收到采购发票的暂估入库单等,录入这些单据的目的是当系统启用后能和实际业务一致,并在收到采购发票时进行后续业务的处理。根据资料录入暂估入库单,并录入暂估成本,审核后才能正常结束初始化。
1.采购申请单:用户登录金蝶K3采购管理系统主界面后,双击采购申请单-新增,录入使用部门、日期、物料代码、数量、申请人等信息,然后保存按钮并审核。
2.采购合同:点击金蝶K3采购管理系统的采购合同-新增,录入合同日期、合同名称、产品代码、数量及单价等信息,然后点击保存并审核单据。
3.采购订单:点击供应链—采购管理—采购合同—采购合同-维护,依此路径进入采购合同序时簿界面,点击下推,弹出下拉菜单,选择“采购订单”,调出采购订单编辑界面,合同上的相关信息携带了过来并回填订单的相应字段,但是日期、采购方式、业务员等需要手工录入,单据录入完毕后点击保存并审核。
4.收料通知单:点击金蝶K3采购管理系统-收料通知单-新增,进入收料通知单编辑界面,表头的“选单类型”处选择“采购订单”,再在“选单号”处按F7调出订单界面,将对应的订单选中双击,此时订单信息便回填收料通知单相关字段,手工录入日期、仓库等其他信息后,保存、审核单据。
5.外购入库单:点击金蝶K3采购管理系统-外购入库单-新增,表头的“选单类型”处选择“收料通知单”,再在“选单号”处按F7调出收料通知单序时簿界面,将对应的收料通知单选中双击,此时收料通知单信息便回填到外购入库单相关字段,手工录入日期、业务员等其他信息后,保存、审核单据,
6.采购发票:点击金蝶K3采购管理系统-采购发票-新增,进入采购发票编辑界面,表头的“选单类型”处选择“外购入库单”,再在“选单号”处按F7调出外购入库单序时簿界面,将对应的外购入库单选中双击,此时外购入库单信息便回填采购发票相关字段,手工录入日期、单价等其他信息后,保存、审核单据,在采购发票编辑界面的查看菜单下,选择“采购费用发票”,系统会调出费用发票录入界面
7.将外购入库单、采购发票和费用发票进行钩稽,点击供应链—采购管理—采购发票—采购发票-维护,进入采购发票序时簿界面,点击编辑菜单下的钩稽,系统会调出钩稽界面,上半部分为采购发票,下半部分为外购入库单,在“费用发票”页签下是关联的费用发票,点击钩稽的按钮,将外购入库单、采购发票和费用发票进行钩稽,系统提示钩稽成功。
采购发票钩稽

8.金蝶K3采购管理系统-采购入库核算的作用在于将该笔采购业务最终通过采购发票上的实际金额来确认物料的入库成本,包括两部分:原材料的实际价款和价外费用(两者都不含税),分别更新了外购入库单上“金额”字段。
在该外购入库核算界面上查看菜单下“对应入库单”中可以查看的到该笔采购业务中物料的入库成本。
9.财务凭证处理:首先要进行凭证模板的设置。
点击供应链—存货核算—凭证管理—凭证模板,进入凭证模板编辑界面,选择“实际成本法——外购入库—→采购入库核算—→财务处理凭证”事务类型,点击新增按钮,新增一个凭证模板。
      凭证模板设置完成后,点击供应链—存货核算—凭证管理—凭证生成,进入凭证生成界面,选择“实际成本法——外购入库”事务类型,点击重设按钮,将需要生成凭证的采购发票过滤出来。勾上选择标志点击生成凭证的按钮,系统会自动生成一张外购入库的凭证。
外购入库单生成凭证

本文按照“采购申请单—→采购合同—→采购订单—→收料通知单—→外购入库单—→采购发票—→费用发票—→采购入库核算—→财务处理凭证”的完整流程对金蝶K3采购管理系统进行介绍,实际应用中可能不会涉及到上述所有单据,如采购申请单、收料通知单等。可根据实际业务发生情况自行选择。